Un petit espace pour de grands changements

Lorsque l’équipe s’agrandit, on est facilement tenté de pousser les murs. Mais augmenter la surface de ses locaux pour y créer de nouveaux bureaux n’est pas forcément une solution durable, en particulier dans un contexte où le télétravail devient petit à petit la norme. Parfois, il y a beaucoup à gagner en apprenant à faire avec ce que l’on a, comme nous l’a démontré Emmanuel Sylvestre, Directeur du Centre de soutien à l’enseignement (CSE) de l’Université de Lausanne.
 
Un espace morcelé

A l’origine du projet, une fusion. L’arrivée dans l’équipe de collaborateur·trices travaillant dans le numérique pose un problème de place : « nous étions dans un espace qui était très clos, avec un grand couloir qui prenait un quart de l’espace à disposition, et des bureaux fermés, ce qui limitait le nombre de personnes [que nous pouvions accueillir] ». Paradoxalement, le Directeur constate que les bureaux sont sous-utilisés, entre les collaborateur·trices en séances, en télétravail ou à temps partiel. Même constat pour son propre bureau : « De mon côté je fais aussi beaucoup de déplacements professionnels en Suisse ou à l’international, j’avais donc un bureau qui était vide une grande partie du temps ». Une grande salle de formation, pouvant accueillir une vingtaine de personnes, venait compléter ces locaux déjà bien morcelés. Peu conviviale pour les séances en petit groupe, celle-ci était boudée par l’équipe.

Rationaliser plutôt que s’étendre

Il devient alors évident qu’une optimisation est possible. Celle-ci sera drastique : toutes les parois du CSE sont détruites pour laisser place à un grand co-working, comptant 18 places pour une trentaine de collaborateur·trices en tout. Et de nouvelles personnes pourraient encore être accueillies, car l’espace est flexible. Le tout a gagné en convivialité grâce à un coin lounge et une petite cafétéria. Pour s’isoler, l’équipe profite de deux petites salles de réunion. « Le fait d’être tou·te·s dans le même espace favorise la collaboration » relève Emmanuel Sylvestre, qui constate que l’entraide est devenue très fluide depuis la disparition des parois.

Une équipe bien préparée

De grands changements, qui ne faisaient pas peur à la Direction. Le « nomadisme » était déjà la règle avant car les gens bougent beaucoup et ne repassent pas forcément au bureau entre deux séances. Il faut dire que le campus de l’UNIL offre de multiples possibilités pour travailler au calme. L’équipe était donc bien préparée et disposait déjà du matériel nécessaire. Les téléphones fixes ont également été bannis, au profit de Skype entreprise, avec des lignes déviées sur les portables personnels et les ordinateurs.

Des valeurs partagées

Avec cette transformation, M. Sylvestre a senti la nécessité de rassembler son équipe autour de valeurs fortes, qui sont celles du service. Création, proactivité, entraide ou encore engagement sont tant de buts communs qui permettent de garder une excellente cohésion au sein de l’équipe, quand bien même les professions sont très variées. Vient s’ajouter à cela l’esprit d’ouverture, largement promu à l’interne. Au final, comme le relève le Directeur, « il y a une cohérence entre l’espace qui est proposé et l’image de notre service avec les valeurs qu’on prône ».